Hoe de opzet van conferenties de energietransitie kan versnellen

Sinds drie jaar reizen een groepje vrienden en ik verschillende evenementen af om te zien hoe vergaderend Nederland bij elkaar komt. ‘Vergaderen’ is het lievelingswoord van de Nederlander, aldus dichter Rodaan Al Galidi, want vergaderen kan op verschillende manieren en in verschillende maten. Je hebt netwerkbijeenkomsten, hackatons, wetenschappelijke conventies, exposities en zelfs ‘unconferences’. Door conferenties van verschillende sectoren te bezoeken, krijg je als nieuwkomer een beter beeld van hoe deze groepen georganiseerd zijn.

Jammer genoeg merk ik dat wetenschappelijke conferenties vaak zwaar voor de geest zijn. Lange monologen van vele uren volgen elkaar op in verschillende zaaltjes en PhD studenten staan vaak in lange rijen met hun posters. Netwerkbijeenkomsten zijn veelal dynamischer maar vaak is de tijd te beperkt of zijn de verschillende stakeholders niet aanwezig om echt een volgende stap te maken in een discussie.

Ik heb gemerkt dat studenten en young professionals anders kijken naar de rol van conferenties en evenementen. Conferenties horen niet alleen te inspireren, maar ook hun deelnemers te activeren en mee te laten denken over hoe dingen beter kunnen. Dit zie ik al goed gebeuren bij twee studentenconferenties over duurzame energie die vorige maand plaatsvonden. De eerste was de “All day energy” georganiseerd door Delftse studenten, de ander “Energy Now”, door studenten uit Eindhoven. Uit deze bijeenkomsten heb ik vier lessen gedestilleerd voor organisatoren van conferenties, en hoe zij met hun evenementen de energietransitie kunnen versnellen:

• Bouw voort op de uitkomst van vorige conferenties, zodat nieuwelingen makkelijker kunnen aanhaken en experts verder kunnen praten. Het is zonde als dezelfde zaken en argumenten naar voren gehaald worden. Aftermovies, manifesten en discussiesamenvattingen kunnen hierbij helpen. Een goede follow-up zorgt ervoor dat mensen ook betrokken blijven in het netwerk.
• Geef studieverenigingen en young professional-organisaties een paar vrijkaartjes. Leer de besluitvoerders van morgen al kennen door de jonge pro-actievelingen van vandaag binnen te halen. Slimme bezoekers krijgen normaal via bekenden altijd korting, maar de organisatie gaat er vaak vanuit dat de kosten gedeclareerd kunnen worden bij de baas of universiteit. Dat is in veel gevallen echter niet zo, zeker als je nog relatief nieuw bent.
• Gebruik inzichten van sociologen en ervaren conferentiebouwers over hoe goede discussies ontstaan en hoe de aandacht vastgehouden kan worden. Er zijn voldoende trends die hier op inspelen, zoals serious gaming, kennismakingsspellen of obers die rondlopen met rinkelende telefoons die mensen met elkaar in contact laten komen. Toevallige ontmoetingen zorgen voor verrassende uitkomsten.
• Zorg dat standhouders de bezoeker activeren om mee te denken over gezamenlijke uitdagingen. Hierdoor komen goede gesprekken beter op gang.

Dit zijn enkele tips om evenementen toegankelijker te maken voor de nieuwkomers in het veld. Op die manier worden standhouders en organisatoren geholpen met verfrissende ideeën en zorgen we er samen voor dat de volgende generatie goed wordt voorbereid op de uitdagingen die ons allemaal te wachten staan.